Achtergrond: Manage je organisatie als een computer

🔊 Voorlezen? Klik hier

Geschatte leestijd - 8 minuten

Feitelijk is elke organisatie net een computer: het heeft een moederbord dat interne en externe informatievoorziening bij elkaar brengt, net zoals een computer. In dit artikel leg ik je uit wat je kan leren van de manier waarop een computer is georganiseerd – zodat je jouw onderneming nog beter kan organiseren en laten renderen.

Een computer bestaat uit hardware, firmware en software. De verschillende lagen werken met elkaar samen en zorgen ervoor dat bepaalde processen tot uitkomsten leiden. Continu worden er berekeningen gemaakt om daarmee processen aan te sturen. Het gaat om administratieve en financiële processen, maar ook productie- en verkoopprocessen. Deze processen komen een op een terug in een organisatie, maar ook in een computer.

Wat is een computer?

Oorspronkelijk werd het Engelse woord computer gebruikt om iemand mee aan te duiden die gecompliceerde berekeningen uitvoerde, met of zonder mechanische hulpmiddelen. De Duitse term voor computer: rechner (rekenaar) en de Afrikaanse en niet-ingeburgerde Nederlandse term voor computer: rekenaar. Het Franse woord voor computer was eerst calculateur of rekenaar en evolueerde naar ordinateur, iets wat ordent en regelmaat aanbrengt.

Moderne computers worden voor veel meer gebruikt dan alleen wiskundige toepassingen. Ook veel administratieve en financiële taken worden aan computer overgelaten. Computers zijn in te delen in een aantal types. Supercomputers, grote computers (of mainframes), minicomputers, desktops, laptops en kleine mobiele apparaten, zoals smartphones en tablets. 

Computer worden al een poos gebruikt voor informatievoorziening (internet) en amusement. Bij moderne productieketens worden computers geïmplementeerd om machines mee te besturen en processen mee aan te sturen. Denk bijvoorbeeld aan het inelkaar zetten van auto’s door robots. 

Wanneer we bovenstaande in ogenschouw nemen, valt er een vergelijking te maken met een onderneming. Een onderneming is vergelijkbaar met een supercomputer, een grote computer oftewel een mainframe. Het richt zich op de informatievoorziening om de organisatie te besturen, waarbij orde en regelmaat tot de belangrijkste taken kunnen worden gerekend. Dat zorgt ervoor dat administratie, financiën, productie en verkoop georganiseerd worden door een besturingssysteem.

Wat is een besturingssysteem?

Een besturingssysteem (in het Engels operating system of afgekort OS) is een geheel van samenwerkende programma’s dat na het opstarten van een computer in het geheugen geladen wordt en de hardware aanstuurt. Het fungeert als een medium tussen de hardware en de computergebruiker en stelt de gebruiker in staat om de programma’s op een gemakkelijke en/of efficiënte te gebruiken.Voorbeelden van veelvoorkomende besturingssystemen zijn Microsoft Windows, Apple macOS, Apple iOS, Android en Linux.

Het besturingssysteem zorgt onder meer voor het starten en beëindigen van programma’s. Ook regelt het de toegang tot de harde schijf, het beeldscherm en de invoer van gegevens. Programma’s die opgestart kunnen worden, worden applicaties genoemd. Een applicatie maakt gebruik van het besturingssysteem door middel van een application programming interface (API). Deze interface zet informatie van het ene systeem om in begrijpelijke en herkenbare informatie voor een ander systeem. Het verzorgt de toegang tot en communicatie met de verschillende randapparatuur. Denk aan de harde schijf, printer en het beeldscherm.

Hoofdtaken van een besturingssysteem

Wanneer we de hoofdtaken van een besturingssysteem van een computer vergelijken met het moederbord van de organisatie, ontstaat het volgende beeld:

• Het opstarten van het systeem. Alle benodigde bestanden worden geladen. Dit kan het best vergeleken worden met de Quick Scan van de organisatie. Iedere keer dat de stuurgroep bij elkaar komt, worden de 4P’s, de indexen van de doelen en doelstellingen van het Business Acceleration Framework en de statussen van de profielen en het Content Impact Model tegen het licht gehouden;
• Het verlenen van toegang tot systeembronnen (RAM-geheugen, opslag, printer etc.) en tussen actieve programma’s. Vergelijken dit met toegang tot de informatie van de 4P’s, de databronnen zoals bijvoorbeeld Google- en Facebook Analytics, dashboards en rapportages.
• Actieve programma’s die de gebruikersinterface weergeven. Vrijwel elk besturingssysteem heeft ook zelf een gebruikersinterface, denk bijvoorbeeld aan de Windows Verkenner. De analogie voor de programma’s zijn de Quick Scan, het Direction-, Reputation- en Optimize-programma.
• Het uitvoeren van programma’s. Het uit te voeren programma wordt naar het interne geheugen geschreven. De processor voert de opdracht vervolgens uit. Dat is vergelijkbaar met het uitvoeren van de checklisten voor de Quick Scan, het Direction, Reputation en Optimize-programma. 
• Communicatie met randapparatuur:
  • Invoer: via randapparaten (zoals het toetsenbord en de muis) moet informatie correct verwerkt worden. In het plaatje van het moederbord van een organisatie wordt de invoer verzorgd door de 4P’s en de verschillende databronnen uit de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan Google Analytics, Facebook Analytics, CRM-data, data uit mailinglist systemen enzovoorts.
  • Uitvoer: deze verloopt via randapparaten zoals de monitor en de printer en deze apparaten moeten eveneens de juiste instructies krijgen. De uitvoer in het plaatje zijn rapporten en dashboards, die voorzien zijn van adviezen. Andere uitvoer is natuurlijk de content die wordt gepubliceerd op de kanalen.
• Geheugenbeheer:
  • Intern geheugen: de indeling van het geheugen en het gebruik ervan door een of meer applicaties. Dit is de rekenkracht van het Business Acceleration Framework.
  • Extern geheugen: Dit betreft de organisatie voor opslag van gegevens en de regeling voor het ophalen en wegschrijven van bestanden. Dit is de rekenkracht van de verschillende externe databronnen, zoals Google Analytics, Facebook Analytics en aanverwanten.

Als we de hoofdtaken vertalen naar het schema van het moederbord van een organisatie, dan laat de afbeelding zich als volgt beschrijven. 

Bijkomende taken van een besturingssysteem

• Multitasking: bepalen welk programma op welk moment moet draaien (als het besturingssysteem het toelaat dat meer programma’s tegelijkertijd draaien). De 4P’s, het Business Acceleration Framework en het Content Impact Model kunnen ook gelijktijdig actief zijn.
• Gebruikersbeheer bij servers en zogenaamde omgevingen waar meerdere gebruikers van gebruikmaken. De verschillende leden van de organisatie die met de 4P’s, het Business Acceleration Framework en het Content impact Model aan de slag zijn.
• Uitvoer van achtergrondprocessen. De handelingen die worden uitgevoerd om tot wekelijkse inzichten te komen die leiden tot verschillende acties en campagnes.
• Energiebeheer, voornamelijk bij laptops en computers die op batterijen werken. Het doseren van de verschillende taken binnen de organisatie.

Organisatie en computer hebben lagen

De opbouw van de computer is voor te stellen in lagen. Dit geldt ook voor de onderneming.

1. De elektronica en behuizing waaruit de computer grotendeels bestaat wordt meestal aangeduid met hardware. Je kunt dit vergelijking met het kantoor en het netwerk binnen kantoor.
2. Om deze hardware aan te sturen wordt een computer bij het opstarten automatisch geladen met de meest basale software. Deze software is nodig om onder andere de schijfconfiguratie te bepalen en bepaalt van welke schijf het besturingssysteem wordt geladen. Deze laag wordt ook wel firmware genoemd en staat bekend als BIOS. Vergelijk dit met de 4P’s die worden geladen in het Business Acceleration Framework, het besturingssysteem van een organisatie.
3. De kern van het besturingssysteem beheert het werkgeheugen, verdeelt de processortijd, beheert interne gegevenstransport, voert programma’s uit en verzorgt de invoer- en uitvoer van een of meer mechanismen. Het besturingssysteem voorziet de computer daarnaast van een werkomgeving waarin allerlei faciliteiten ter beschikking worden gesteld. Het Business Acceleration Framework voorziet eveneens het Content Impact Model van de doelen en doelstellingen. Het Content Impact Model weet nu welke profielen het moet aansturen en welke programma’s (Direction, Reputation of Direction) er moeten gaan draaien.
4. De scheiding tussen functies van een besturingssysteem en de onderdelen van de applicatiesoftware-laag is vaag. Onder applicatiesoftware verstaat men: de programmatuur die wordt gemaakt of aangeschaft om de specifieke functies uit te voeren waarvoor de computer is aangeschaft. Denk aan boekhoudprogramma’s, tekstverwerkers, verkoopsystemen en allerlei andere hulpprogramma’s. Vergelijk dit met de uitvoer van de programma’s Direction, Reputation en Optimize. Deze programma’s worden ondersteund door inzichten uit dashboards en rapporten.

Als we de lagen uiteenzetten voor een organisatie zou het moederbord er als volgt uitzien.

Hardware

De hardware is vergelijkbaar met de methodiek, zoals afgebeeld in de afbeelding. Onder hardware verstaat men: alle tastbare onderdelen in en aan de computer. Er wordt onderscheid gemaakt tussen interne en externe hardware. Interne hardware zit in de behuizing van de computer. Externe hardware (randapparatuur) wordt aangesloten op een van de poorten op de computer. Binnen de behuizing, die zich het best laat vergelijken met een kantoor, vind je het moederbord. Dat moederbord laat zich het beste vergelijken met de organisatie. Hier komen firmware en software bij elkaar. Op het bord komen de 4 P’s bij elkaar. De kanalen voor de uitvoer zijn gekoppeld; daar komt de invoer van de verschillende databronnen bij elkaar.

Firmware

Het Business Acceleration Framework (ook wel BAF) is te vergelijken met de firmware van een computer. Firmware is een stukje software dat in een apparaat is aangebracht. Dit systeem zorgt ervoor dat alle onderdelen afzonderlijk goed functioneren en met elkaar samenwerken. De term firmware geeft overigens al aan dat de inhoud firm (stevig) is. Het zit dan ook vaak vast aan de hardware. 

De basisprocessen van de firmware, het BAF, zijn de vijf doelen. Bij het opstarten van het systeem wordt steeds een quickscan gemaakt, oftewel een nieuwe uitgangspositie. Door de status van de 4P’s te analyseren, evenals de doelstellingen van de vijf doelen, ontstaat aansluiting met de verschillende programma’s (dat wil zeggen: de software).

Software

Het Content Impact Model (CIM) is vergelijkbaar met software. Het begrip software komt uit het Engels en is de tegenhanger van hardware (apparatuur), waarmee alle tastbare onderdelen worden bedoeld. Ter wille van betere prestaties worden functies voor de computer in de vorm van software gerealiseerd.

De drie programma’s (Direction, Reputation en Optimize) voeren de taken uit die de basis-applicaties voeden. De negen onderdelen van het Content Impact Model maken gebruik van de zes profieltypen om de doelen en doelstellingen uit het Business Acceleration Framework te realiseren.

Stuurgroep

Organisatie dienen te starten met een digitale stuurgroep met alle belanghebbenden uit de organisatie. Met dit team valt te werken aan de productpropositie(s), de planning, processen en P&L (begroting). Vervolgens bepaal je aan de hand van het Business Acceleration Framework de doelen en doelstellingen. Daarna ga je aan de slag met het uitwerken en implementeren van de Content Impact Strategie volgens het Content Impact Model. 

Wie neemt er plaats in de stuurgroep? Mensen die werkelijk van belang zijn voor de uitkomst van de doelen en doelstellingen, die autoriteit hebben om ook daadwerkelijk beslissingen namens de doelgroep te nemen op basis van de 4P’s.

Methodiek komt samen op moederbord

Om een organisatie digitaal te laten opereren hanteren we een methodiek. Feitelijk bouwt de stuurgroep het moederbord waar bovenop het besturingssysteem van de organisatie ontstaat. Het besturingssysteem wordt voorzien van de zogenaamde 4 P’s. Dit zijn product, planning, processen en P&L. In deze volgorde vormen ze ook de juiste context en zorgen voor de invoer van het systeem. Hierdoor valt er te monitoren en ontstaat de uitvoer (output) in de vorm van rapporten en dashboards. Zo valt een organisatie aan te sturen op basis van data.

Er ontstaat zo context tussen de vier P’s. Product, planning, processen en P&L zijn dus aan elkaar gerelateerd. Ze maken deel uit van de methodiek en behoren daarmee tot het moederbord van een bedrijf. Ze zijn onderdeel van de input die wordt geleverd aan het moederbord. Het Business Acceleration Framework vertaalt de 4 P’s in verschillende indexen die aan elkaar gerelateerd zijn. Het Content Impact Model kan nu tot wasdom komen. Het besturingssysteem is een feit, de organisatie is nu een computer.

Bekijk alle afleveringen van Live On Stage

Bekijk ook

Check ook