Achtergrond: De vier P’s die elke organisatie moet invoeren

🔊 Voorlezen? Klik hier

Geschatte leestijd - 6 minuten

Digitale transformatie organisatie is de manier waarop je de digitale transformatie vormgeeft. Hoe werkt digitale transformatie organisatie?

Digitale transformatie organisatie

Organisaties die digitaal willen opereren, hebben daar een methodiek voor nodig. Deze methodiek – die je kan vergelijken met een besturingssysteem – wordt voorzien van de zogenaamde 4 P’s: product, planning, processen en P&L.

In deze volgorde vormen ze ook de juiste context en zorgen voor de invoer van het systeem. Hierdoor vallen resultaten te monitoren en ontstaat output, zoals rapporten en dashboards. Zo valt de organisatie data-gedreven te besturen.

Product

De eerste P behelst product: een product, levering, goed of artikel in economische zin is een tastbare zaak met een bepaalde waarde (oftewel prijs). Producten kunnen worden aangeboden op de markt om aan een vraag te voldoen. Naast producten bestaan er ook diensten en werken.

Sommige organisaties maken gebruik van een productinformatiesysteem voor het produceren van goederen en leveren van diensten. Hierin liggen de kenmerken en de levenscyclus van een product vastgelegd. Deze productlevenscyclus geeft weer hoe een product zich ontwikkelt gedurende de tijd dat het actief geproduceerd en verkocht wordt. Daarbij worden de volgende fasen doorlopen: ontwikkeling, groei, volwassenheid en verval.

Planning

Verwachtingen kunnen in scenario’s verkend worden. Deze verwachtingen worden echter vaak niet nadrukkelijk omschreven. Een planning omvat dus een voorspelling van de toekomst, beschrijft tevens hoe deze eruit zou moeten zien en hoe deze beïnvloed moet worden bovendien. De planning gaat vaak gepaard met een product, bijvoorbeeld een blauwdruk voor bedrijfsgroei of een plattegrond voor ontwikkeling. Soms omvat een planning kwantitatieve doelen (een forecast) zoals het aantal gestichte bedrijfsterreinen of het aantal leerlingen op een school. Een planning moet uitgaan van een realistische weergave van de werkelijkheid. Daarnaast leidt het ontbreken van een degelijke onderbouwing van een planning sneller tot mislukkingen. Planningen die flexibel zijn en rekening houden met veranderende omstandigheden blijken juist vaak succesvoller.

Een planning heeft zowel betrekking op het proces om tot een plan te komen, als op de juiste en tijdige uitvoering van het plan. De planning maakt deel uit van het management van bedrijven. Daarbij moeten de doelstellingen voor de bedrijfstoekomst (evenals de taken en hulpmiddelen om die te bereiken) bepaald worden binnen de gegeven tijd en middelen. Daartoe kunnen managers een of meerdere business-, marketing- of ondernemingsplan ontwikkelen. 

Daarbij stelt het bedrijf zich de volgende vragen.  Wat is de huidige toestand van het bedrijf (in termen van productie, organisatie, potenties, strategie en dergelijke), wat is de gewenste toestand en wat moet gebeuren om daar te komen? Dat kan resulteren in vormen van strategische planning. Veel vormen van planning combineren de volgende zaken: een doel en een idee over de wenselijkheid van het doel, de beoogde activiteiten, een gewenst tijdpad en een idee over de waarschijnlijkheid van het behalen van het doel en de uitvoering van de activiteiten.

Een van de belangrijkste doelen bij een planning is helder te krijgen in welke mate beoogde routes en activiteiten van elkaar afhankelijk zijn. Dit is het zogenaamde kritieke pad. Inzicht hierin opent de mogelijkheid om naar alternatieven te zoeken en zo de kans op stagnatie te verkleinen. De vier kenmerken van een planning:

• Rationaliteit: Een planning heeft in de regel een doordachte en logische opbouw.
• Proces: Het planningsproces verloopt in de regel in een aantal etappes; opeenvolgende fasen van de activiteit waarop de planning betrekking heeft.
• Resultaat: Het doel van planning is het actief beïnvloeden van de toekomst op een bepaald gebied.
• Informatie: Planning levert informatie voor beslissers, uitvoerenden en anderen die bij de planning betrokken zijn.

Een goede uitgewerkte planning zorgt voor de juiste processen.

Processen

Een proces is een ordening van het werk dat uitgevoerd dient te worden in een organisatie. Het bedrijfsproces kan worden gedefinieerd als:

• Een ordening van activiteiten om een product of dienst te leveren die toegevoegde waarde biedt aan de klant.
• Een keten van activiteiten, gekoppeld en gestuurd door beslissingen^].

Hiervoor zijn materiële of immateriële bedrijfsactiviteiten nodig. Voor de samenwerking is coördinatie en dus communicatie nodig. Voor deze activiteiten kan informatie nodig zijn over andere activiteiten binnen hetzelfde of een ander bedrijfsproces. Over de bedrijfsactiviteiten en de coördinatie kan informatie worden geregistreerd in een systeem.

Processen zijn te onderscheiden van projecten. Een proces is repetitief, terwijl een project een unieke activiteit met een begin en einde is. Wanneer een proces op dezelfde manier wordt uitgevoerd, met dezelfde omstandigheden, volgt uit elke iteratie hetzelfde resultaat.

Doorgaans wordt er onderscheid gemaakt tussen: 

• Primaire processen (of productieprocessen, operationele processen). Dat behelst alle activiteiten waarvan de output direct bijdraagt aan het resultaat voor de klant. De primaire bedrijfsprocessen vormen het bestaansrecht van een organisatie.
• Sturende processen (of management processen). Dat zijn activiteiten die nodig zijn om de organisatie en de processen te kunnen besturen. Ook omvat het de ondersteunende processen, de activiteiten die nodig zijn om het primaire proces te faciliteren. 

Zowel de primaire als sturende processen komen terug in de P&L.

P&L

P&L staat voor Profit & Loss oftewel winst en verlies. Het is een verklaring die financiële verantwoordelijkheid aflegt over het gebruik van de financiële en andere middelen. Algemeen wordt aangenomen dat ‘P&L verantwoordelijkheid’ inhoudt dat de ondernemer, de directie of bedrijfsleider de eindverantwoordelijkheid draagt over de inkomsten en uitgaven van een organisatie. De return on investment is bij elk project, programma, beslissing of strategische lijn urgent. Alles gebeurt met de focus op de winst- en verliesrekening, die meestal per kwartaal of maand wordt gerealiseerd. 

Eigenlijk is de P&L een vereenvoudigde rekensom van wat een bedrijf het afgelopen jaar gedaan heeft. Wat een onderneming aan waarde presteert noemen we de omzet. Dat is de hoeveelheid producten keer de prijs en/of de hoeveelheid diensten keer de prijs in een specifieke periode. Om te beoordelen of dit “goed” dan wel “slecht” is, brengen we alles in mindering wat de onderneming heeft verbruikt om te kunnen presteren (dit noemen we de kosten). Wat overblijft na de som ‘omzet min kosten’ is de winst of het verlies. Dit overzicht laat zien welk resultaat de onderneming of het bedrijf heeft gerealiseerd.

De relatie van de 4P’s

Tot slot houd bij digitale transformatie organisatie. het volgende in de gaten. Product, planning, processen en P&L zijn aan elkaar gerelateerd. Ze maken deel uit van de methodiek en behoren tot het moederbord van een bedrijf. Ze zijn onderdeel van de input die wordt geleverd aan het moederbord. Het Business Acceleration Framework vertaalt de 4 P’s in verschillende indexen die aan elkaar gerelateerd zijn. Het Content Impact Model kan hierdoor tot wasdom komen.

Het product leidt tot een planning, waaruit processen volgen die meetbaar zijn in de P&L. De opbrengsten en kosten komen in de P&L bij elkaar. De stuurgroep overziet de 4P’s en maakt op basis van een zogenaamde forecast beslissingen om bij te sturen. De forecast is de input van het besturingssysteem en het resultaat van de uitvoering vormt de output. Rapporten en dashboards zijn het gevolg. Zo kan een organisatie echt data-gedreven opereren. De digitale transformatie organisatie is een feit!

Bekijk alle afleveringen van Live On Stage

Bekijk ook

Check ook