Achtergrond: Slimme evenementen focussen op digitale transformatie

Geschatte leestijd - 5 minuten

In een eerder artikel heb ik een groeimodel beschreven dat de evenementenbranche de komende maanden helpt groeien. Deze corona-periode is voor evenementenorganisaties heel erg geschikt om zich te focussen op de digitale transformatie of deze te optimaliseren. In dit artikel beschrijf ik vier fasen van een groeipad voor organisaties. Als je op dit pad blijft is het mogelijk om binnen negen maanden in de meest optimale fase van jouw digitale transformatie terecht te komen.

Quick Scan fase

Voor je weet op welk vlak jouw organisatie zich kan verbeteren, is het nodig om te ontdekken hoe de organisatie nu presteert. Wat is het vertrekpunt en op welke aspecten is er ruimte voor verbetering? Hoe vult het bedrijf de positionering, productontwikkeling en het contact met de doelgroep in? Doorloop deze fase door een Quick Scan te maken van jouw organisatie.

De Quick Scan is een analyse die leidt tot een specifieke score en inzicht geeft in long wins (verbeteringen op lange termijn) en quick wins (op korte termijn). Zo wordt in een oogopslag duidelijk hoe je de digitale reputatie en verdienmodellen van jouw organisatie kan verbeteren. Deze analyse laat je zien waar omzet vandaan komt, waardoor je makkelijker meer omzet kunt genereren.

Richting fase

Nadat een organisatie de Quick Scan heeft uitgevoerd, is het nodig om de richting van de organisatie te bepalen. In deze fase wordt een digitaal strategisch fundament voor de toekomst ontwikkeld om deze vervolgens te implementeren. Door bijvoorbeeld te snel op alleen de contentdistributie (bijv. social media posts) te focussen, mis je een fundament en focus om de juiste doelen en doelgroepen te bereiken. Zo’n niet-strategische aanpak leidt alleen maar tot teleurstelling en frustratie.

In honderd dagen, zo’n drie maanden, leg je een fundament voor de contentstrategie. Tegelijkertijd worden de quick wins uit de Quick Scan gerealiseerd. Zo leg je niet alleen een strategisch fundament neer, maar realiseer je meteen snelle groei. Je kan hiervoor het Content Impact Model gebruiken. De negen onderdelen uit dit model zorgen voor een digitale contentstrategie die zorgt dat er voor elke fase van de fanreis relevante content op de juiste kanalen ontstaat, resultaten goed gemeten worden en er tijdig bijgestuurd kan worden. Na deze fase komt de reputatie-fase in zicht, die eveneens drie maanden duurt.

Groeimodel voor organisaties tijdens de coronaperiode

Reputatie fase

De reputatie-fase heeft maar één doel: zorgen dat een evenement of festival in de top van diens sector meedraait. In deze fase ontdek je hoe je de merkwaarde en online reputatie kan verbeteren. De doelstelling en aanpak kan verschillen per bedrijf: een evenementen-organisatie heeft bijvoorbeeld een andere ambitie dan bijvoorbeeld een artiest of spreker.

Essentieel in deze fase is het opbouwen van fan-relaties en het bedenken van manieren hoe deze te gelde gemaakt kunnen worden. Een evenement dat bijvoorbeeld een afspeellijst op Spotify maakt, wordt voor artiesten en labels interessant. Hierdoor vallen er nieuwe partnerschappen te realiseren. Ook als klein kanaal kan je een slag slaan, zolang je maar relevante content uitbrengt en een ritme hebt in het publiceren van deze content. Evenementen zoeken actief naar artiesten, sprekers of andere invloedrijke individuen met een bereik. Vaak willen ze samenwerken met deze partijen, ze overnemen of elkaars diensten of producten aanbieden. De volgende honderd dagen, waarin de optimalisatie van organisaties centraal staat, dienen zich nu aan.

Optimalisatie fase

Wie wel eens een plan heeft uitgevoerd, weet hoe belangrijk het is om de strategie continu te evalueren. Hetzelfde geldt voor de reputatie van organisaties. Door continu aan alle knoppen te draaien, ontdek je waar groeikansen liggen. Ontdek of je meer bezoekers kan trekken, de site meer kwalitatief bezoek kan krijgen en of dat tot meer conversies kan leiden. Kanalen als social media en Google zijn hiervoor belangrijk, omdat ze laten zien wie er converteert naar geïdentificeerde fan. Geef relevante content uit, zoals video’s en streams, zodat er meer klantprofielen vallen te identificeren.

Evenementenorganisaties die nog effectiever hun commerciële kant willen managen, dienen te focussen op data en technologie. Meet de prestaties van kanalen door links te tracken. Zo worden heldere en nuttige rapportages mogelijk. Hierdoor komt ook de fase van digitale volwassenheid in zicht. In deze fase wordt de meeste waarde gerealiseerd. Je speelt jouw concurrenten van het digitale speelveld, verdienmodellen versnellen, tijd en geld worden optimaal gebruikt. De bedrijfswaarde neemt in deze fase zelfs exponentieel toe!

Groeimodel in verschillende fases tijdens de coronaperiode

Tot slot

Micro-denken, niet vooruit durven denken, niet willen anticiperen op veranderingen, het niet aanpassen aan een nieuwe realiteit: het zijn stuk voor stuk belemmerende mindsets. Was het niet Darwin die zei dat niet per se de sterksten zouden overleven, maar diersoorten het alleen redden als ze zich het beste kunnen aanpassen?

Het vaccinatieprogramma verloopt minder snel dan we als evenementensector zouden hopen. Het aantal personen dat is gevaccineerd om in een ‘veilige’ situatie te raken, zal pas aan het eind van het derde kwartaal of in het vierde kwartaal van 2020 zijn. Ondanks het op handen zijnde garantiefonds van de overheid, zal 2021 een tussenjaar worden. Dat staat vast.

Uitgaande van deze inzichten kun je als evenementenorganisatie deze tijd benutten om jouw organisatie om te bouwen naar een digital first organisatie. Door de corona-crisis kunnen evenementenorganisaties hun fans en klanten vrijwel uitsluitend nog benaderen via digitale kanalen. Digital first denken, evenals de digital first mindset, is nu wel echt ‘the name of the game’ geworden. Wie niet volwaardig in het digitale speelveld meedoet in 2021, gaat achterblijven in de pitstraat. Slimme evenement-organisaties gebruiken dit ‘tussenjaar’ om een voorsprong te nemen op de rest.

>> Meer over het optimaliseren van jouw Digitaal Vermogen lezen? Download de digitale bundel van drie boeken ter waarde van 75.- Euro. Tijdelijk helemaal voor niets! Download ze hier …

>> Masterclass of workshop digitale transformatie boeken? Kijk dan hier …

>> Kijk ook naar Trends In Business met de aflevering over digitale transformatie

Bekijk alle afleveringen van Live On Stage

Ben je ondernemer of werkzaam in sport, media en entertainment?
Geen KO oplopen tijdens de coronacrisis? Kijk naar Live On Stage!

Bekijk ook

Verbinding hebben met fans en bezoekers is essentieel voor het businessmodel van festivals en evenementen. Hoe je moet veranderen? Aan de hand van 5 doelen, 9 stappen en 12 analyses is het mogelijk duurzame relaties aan te leggen en het businessmodel veilig te stellen.

Op 16 april 2020 sprak ik tijdens Connecting The Dots. Het online event van Momice. Samen met Rutger Bremer en Robert Daverschot keek ik naar het Digitaal Vermogen en het groeien buiten je netwerk (Grow beyond your network) voor (B2B-)evenementen-organisatoren. In de keynote-sessie kwamen de volgende punten kwamen aan bod. Hier een samenvatting en transcript van de sessie in zes onderdelen.